Certaines personnes semblent capables d’accomplir plus de choses que les autres. Elles restent sereines en toutes circonstances et attaquent chaque journée avec optimisme. Comment font-elles ? Elles ont une excellente organisation et une bonne gestion des priorités. Bonne nouvelle, même si vous n’êtes pas un planificateur né, un coach, une formation ou quelques astuces vous permettront à vous aussi de prioriser les tâches et d’enfin arrêter de courir après le temps.
Pourquoi prioriser les actions ?
L’organisation et la gestion des priorités apportent de nombreux bénéfices, aussi bien dans la vie professionnelle que dans la vie privée.
- Une réduction du stress, car notre cerveau garde en mémoire les tâches non réalisées et n’arrive pas à se détendre totalement.
- Un recentrage sur les tâches essentielles. Les tâches inutiles sont éliminées tandis que d’autres sont déléguées.
- Devenir plus efficace, en ne perdant plus de temps à se demander quelle action mener en premier.
- Éviter de procrastiner. Une bonne organisation donne, en effet, envie d’attaquer son travail à bras-le-corps.
- Développer ses soft skills, son intelligence émotionnelle en arrivant à donner le bon degré d’importance aux événements.
- Dégager du temps pour une meilleure écoute de ses collaborateurs. Un manager peut ainsi pratiquer plus facilement l’écoute active, une écoute demandant une concentration particulière.
- Mieux accepter l’imprévu. Apprendre à gérer ses priorités, c’est également apprendre à laisser une place pour un aléa, savoir adapter son planning en conséquence.
Comment prioriser les tâches au travail ?
Dresser des listes
La to-do liste est indispensable à toute personne souhaitant mettre en place une organisation et une gestion des priorités optimale. Cette liste à puces doit se matérialiser physiquement sur papier ou sur ordinateur et pas uniquement dans votre tête. Toutes les actions à réaliser doivent être notées de manière claire et lisible. N’oubliez pas de dater la liste. Vous pourrez ainsi rayer les tâches réalisées au fur et à mesure. Cela sera perçu comme une récompense par votre cerveau, ce qui éliminera rapidement ladite tâche de sa mémoire.
Savoir prioriser
Pour une bonne gestion de sa do-to liste, il est nécessaire d’établir une planification quotidienne ou hebdomadaire. Cette planification peut, par exemple, se faire avec la matrice d’Eisenhower décrite ci-dessous. Vous apprendrez ainsi à distinguer les tâches importantes des tâches urgentes. En effet, les tâches importantes sont celles affectant vos projets à long terme tandis que les tâches urgentes entraînent des conséquences négatives, si elles ne sont pas réalisées rapidement.
Savoir déléguer
Vouloir tout faire vous empêchera de terminer vos tâches dans les délais impartis. Il est donc important de savoir déléguer. Un manager peut ainsi se concentrer sur son cœur de métier. Pour bien déléguer, il convient d’adapter sa demande aux compétences du collaborateur et de définir clairement ses objectifs. Lui demander de reformuler ce qu’il a compris et garder une attitude ouverte sont indispensables. Cette délégation et cette confiance accordée au collaborateur vont le motiver.
Commencer par la tâche la plus difficile
Pour bien prioriser les tâches, les Américains conseillent de « Eat the frog » (manger la grenouille). Cela signifie, que si vous avalez une grenouille au petit-déjeuner, le pire de la journée sera derrière vous. Sur ce même principe, il convient de commencer votre travail par la mission la plus ardue. Identifier cette mission est facile. Il s’agit, en effet, de celle qui vous embête le plus ou celle pour laquelle vous rencontrez le plus de difficultés.
Éliminer les distractions
Nous sommes nombreux à interrompre une tâche en cours, pour lire les mails au fur et à mesure de leur arrivée, voire pour y répondre ou répondre à un appel entrant. Ces interruptions sont néfastes à la production. Or, pour mieux gérer ses priorités, il est important de rester concentré. Dans la mesure du possible, il est donc préférable de s’occuper de ses messages de manière groupée, à l’heure du déjeuner et en fin de journée, par exemple et d’éteindre son téléphone, ainsi que de se concentrer uniquement sur vos priorités.
Astuce : désactivez les alertes instantanées de votre messagerie mais également de vos réseaux sociaux type Facebook.
Quelques outils et méthodes pour faciliter la priorisation des tâches
La matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower fait partie des méthodes de gestion des priorités les plus efficaces. Elle propose ainsi de classer les actions à réaliser en 4 catégories :
- Actions ni urgentes, ni importantes : à éliminer ou réduire fortement.
- Actions importantes mais non-urgentes : à planifier.
- Actions urgentes mais pas importantes : à déléguer.
- Actions urgentes et importantes : à prioriser.
La méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro est une méthode de gestion du temps. Il s’agit, en effet, de se concentrer sur une tâche ou sur un ensemble de micro-tâches pendant 25 minutes (un intervalle Pomodoro). Puis de recommencer après une pause de 5 minutes. Après 4 Pomodoro, il est possible de s’accorder une période de repos de 15 à 30 minutes.
La méthode NERAC
La méthode NERAC permet de gérer ses tâches facilement à l’aide d’un simple tableau. Chaque lettre de l’acronyme correspond à une colonne du tableau :
- N pour noter,
- E pour estimer la durée,
- R pour réserver une marge de manœuvre pour les imprévus,
- A pour abriter le degré d’urgence
- et enfin C pour contrôler.
Il ne vous reste alors plus qu’à consigner vos tâches dans les colonnes de ce tableau.
Les outils numériques pour prioriser les tâches
De nombreux outils numériques, souvent disponibles dans une version de base gratuite, facilitent l’organisation et la gestion des priorités. Trello, par exemple, vous permet la mise en place d’un projet en utilisant la méthode agile. En effet, il comprend des tableaux, des listes, des cartes avec une visualisation des tâches et de leur avancement, ainsi que de leur date limite. Autre exemple : Todoist pour établir des listes, mais également répertorier ses idées, mettre en avant les urgences etc.
Les outils et logiciels de gestion de temps et de priorités sont multiples et bien souvent gratuits. Prenez le temps de les parcourir pour trouver les logiciels qui vous conviennent et qui s’adaptent à vos missions.
Si vous avez besoin de davantage de conseils en termes de gestion des priorités, n’hésitez pas à entrer en contact avec l’équipe de Sagittarius HR, experte en la matière.