La gestion du temps
La gestion du temps est une problématique que de nombreux travailleurs rencontrent au cours de leur carrière. Employés comme managers et chefs d’entreprise peuvent expérimenter des difficultés dans la gestion du temps en entreprise. Incapacité à déléguer, manque de confiance en soi ou en son équipe, perfectionnisme abusif ou charge de travail trop lourde, plusieurs causes sont à l’origine d’une mauvaise gestion du temps. Comment être productif lorsque les projets professionnels s’accumulent ? Est-il possible de travailler de manière efficace et rapide ? Pourquoi bien gérer son temps ? Comment gérer son temps en télétravail? Concrètement, quelles techniques utiliser pour favoriser la gestion du temps en entreprise ? Ces questions sont primordiales pour tout individu qui cherche à devenir plus productif.
De plus, connaître des difficultés dans la gestion du temps professionnel est anxiogène. Résoudre le problème de la gestion du temps représente donc une véritable délivrance pour de nombreux travailleurs. Ainsi, dans le cadre de la gestion des ressources humaines, il est important de penser à former ses talents aux techniques et outils à mettre en place pour garantir une gestion du temps professionnelle optimale.
Qu’est-ce que la gestion du temps ?
La gestion du temps représente un enjeu de taille pour tout travailleur. Savoir gérer son temps de manière efficace revient à augmenter sa productivité et ses performances mais aussi la qualité de son travail. En effet, en ne se laissant pas submerger par la pression du temps, l’objectif final est de faire plus rapidement certaines missions tout en conservant, voire en augmentant la qualité de son travail. De plus, une bonne gestion du temps apporte de la sérénité et une énergie positive. 3 signes clairs permettent de savoir si une personne connaît des difficultés dans la gestion du temps professionnel :
- Le stress au travail
- Le sentiment d’être surmené
- Le sentiment de bâcler ses projets professionnels
Une gestion du temps non optimale peut être à l’origine d’un sentiment de frustration de la part du travailleur. Certaines personnes outre leurs compétences et les qualifications dont elles disposent, connaissent des difficultés dans la gestion de leur temps. Pour cette raison, se former aux techniques permettant de mieux gérer son temps peut être une véritable révélation pour de nombreux travailleurs.
Pourquoi bien gérer son temps ?
Gérer son temps efficacement délivre plusieurs avantages, pour le manager, l’employé et l’entreprise en général :
- Moins de stress au travail,
- Une meilleure productivité du travailleur,
- Un meilleur épanouissement professionnel,
- Des capacités de concentration améliorées,
- Le possibilité de s’impliquer dans davantage de projets.
La gestion du temps est d’autant plus indispensable pour tout travailleur cherchant à avoir des responsabilités au cours de sa carrière. Dans la société actuelle, où une grande partie de la valeur créée se base sur la temporalité, une mauvaise gestion du temps devient vite un obstacle pour l’individu. Cette dernière a d’importantes conséquences sur le moral du travailleur tout comme sur la qualité de son travail. Stress, frustration, travail bâclé ou perte de confiance en soi…
De plus, une mauvaise gestion du temps en entreprise peut être à l’origine d’un véritable gâchis de talents. Un travailleur qui est compétent dans son domaine mais qui ne sait pas gérer son temps peut obtenir de moins bons résultats qu’une personne qui maîtrise les outils de gestion du temps tout en étant parfois moins compétente dans son domaine. Par conséquent, la gestion du temps professionnel est une problématique managériale sur laquelle il est important de s’attarder. Se former aux techniques de gestion du temps présente donc une réelle valeur ajoutée.
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Quels sont les outils de gestion du temps ?
Il existe une diversité d’outils qu’il est possible de mettre en place pour mieux gérer son temps au travail. Tout d’abord, certaines règles clés sont à appliquer pour favoriser une meilleure gestion du temps :
- L’organisation : se créer un planning sur les tâches à réaliser dans un délai de temps prédéfini.
- Se concentrer sur une tâche à la fois pour augmenter sa productivité.
- Définir à l’avance certaines priorités et s’y tenir.
- Tenir compte de son biorythme.
- Prendre le temps de faire des pauses entre les différentes tâches à accomplir.
- Bannir la procrastination.
Respecter la règle de l’objectif SMART dans le cadre de ses missions professionnelles. En règle général, un objectif doit respecter certains critères pour aboutir :
- Un objectif doit être précis
- Un objectif doit être mesurable
- Un objectif doit être atteignable
- Un objectif doit être réaliste
- Un objectif doit être défini dans le temps. Toute mission doit avoir un délai.
Lorsque ce n’est pas le cas, le travailleur trop perfectionniste ou qui manque de confiance risque de passer trop de temps sur un même projet. De plus, se fixer un objectif temporel peut être une source de motivation.
D’autres outils sont utiles pour améliorer la gestion du temps. Prioriser ses missions peut être une solution redoutablement efficace pour tout individu qui a tendance à se sentir débordé par une multitude de projets différents. Cela est notamment le but de la Matrice Eisenhower qui divise les tâches à effectuer au travail en 4 catégories différentes en fonction de leur degré d’importance et d’urgence :
Les tâches importantes ET urgentes.
Les missions importantes mais non urgentes.
Le travail qui n’est ni important ni urgent.
Les missions urgentes mais qui ne sont pas importantes.
Cette matrice est très utile pour clarifier la vision du travailleur sur les tâches à accomplir et identifier rapidement les tâches délégables. Une personne qui maîtrise la gestion du temps s’arrange pour être le moins souvent confrontée à des tâches qui sont à la fois urgentes et importantes en planifiant à l’avance son travail et en anticipant ses missions. De plus, bien gérer son temps revient aussi à effectuer quotidiennement des tâches qui sont moins urgentes mais qui sont importantes.
Un autre outil phare de la gestion du temps est la Loi de Parkinson. Selon cette loi, passer plus de temps sur un projet ne veut pas forcément dire que ce projet sera mieux réussi. En d’autres termes, lorsque nous avons tendance à surévaluer le temps à dédier à une mission, nous utilisons toute cette durée pour la réaliser. Par exemple, si un employé se fixe une période de 1h30 à dédier à une tâche, il effectuera celle-ci en 1h30 alors qu’il aurait peut-être pu la boucler plus rapidement, car il s’y attardera plus de temps que réellement nécessaire. Par conséquent, il perd en productivité sans forcément améliorer la qualité du rendu final. Cette loi est très utile pour prouver aux travailleurs trop perfectionnistes qu’ils pourraient être en mesure de diminuer le temps qu’ils passent sur une mission.
Connaître les outils permettant de développer une gestion du temps optimale est donc indispensable lorsque l’on entre dans le monde professionnel ou lorsque l’on se sent débordé. Outre un meilleur bien-être, ces techniques pour mieux gérer son temps seront susceptibles de créer d’importants bénéfices en termes de productivité. Pour devenir incollable sur ce sujet et connaître tous les astuces et outils de gestion du temps, plusieurs formations en ligne ou à distance vous sont proposées chez Sagittarius HR. L’enjeu de ces formations est de vous faire gagner en capacités organisationnelles, en productivité mais aussi en bien-être au sein de votre entreprise.
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