Gérer son temps est un gage de satisfaction personnelle et de réussite, que ce soit dans le milieu professionnel ou dans la sphère privée. Pourtant, dans un monde où tout s’accélère, où les sollicitations sont multiples, organiser son temps est devenu un véritable défi. Suivre des formations visant à améliorer la gestion du temps et avoir des conseils de coachs sont donc des aides précieuses, voire indispensables.
Les causes d’une mauvaise gestion du temps
La mauvaise gestion du temps de travail se caractérise par des collaborateurs ayant toujours l’impression d’être débordés. Ils sont alors stressés, fatigués, voire totalement démotivés. Pour remédier à cette mauvaise gestion préjudiciable au bien-être au travail et à la productivité, il est important d’identifier les voleurs de temps, afin d’agir sur eux.
L’arrivée incessante de tâches et d’informations
Le sentiment que trop de choses arrivent en même temps est souvent le signe d’un manque d’organisation et de planification, d’un manque de méthodes de travail efficaces.
Les interruptions par les collaborateurs
Les interruptions par les collaborateurs sont un signe de mauvais échanges au sein de l’entreprise ou/et du manager. Celui-ci doit alors apprendre à expliciter ses directives pour que les collaborateurs n’aient pas un besoin incessant de précisions. Il doit également s’affirmer et prévenir qu’il souhaite travailler sans être dérangé. Les techniques de communication assertive vont alors lui être très utiles.
Les mails et appels téléphoniques
Les outils numériques sont de formidables outils pour gérer son temps. Pourtant, ils peuvent devenir envahissants. Un collaborateur reçoit chaque jour de nombreux mails. S’il ne sait pas déconnecter, il va avoir tendance à lire ses mails au fur et à mesure de leur arrivée et à vouloir y répondre immédiatement. Il va ressentir un sentiment d’urgence permanent et être réactif plutôt que proactif.
Pourquoi apprendre à gérer son temps de travail ?
Pourquoi apprendre à gérer son temps de travail ?Une bonne gestion du temps en entreprise est indispensable pour réaliser les objectifs et pour répondre aux clients dans les délais. Cette bonne gestion va ainsi augmenter la productivité, l’image de marque de l’entreprise vis-à-vis des clients et également vis-à-vis de ses collaborateurs.
Améliorer la gestion du temps diminue, en effet, le stress des collaborateurs. Les burn-outs sont fréquemment observés chez les personnes qui subissent un stress excessif au quotidien. Une entreprise avec une politique de gestion du temps défaillante va avoir du mal à faire venir et à conserver les talents.
La question de la bonne gestion du temps de travail est donc une problématique individuelle mais également collective. Les entreprises investissant dans des formations pour améliorer la gestion du temps font donc un choix gagnant.
10 conseils pour mieux organiser son temps
Des conseils faciles à suivre permettent de mieux gérer son temps.
1. Supprimer les tâches inutiles
Vous avez l’impression que chacune de vos activités est essentielle. Pourtant, certaines tâches inutiles peuvent être supprimées, comme :
- la perte de temps dans les transports en adoptant au-moins partiellement le télétravail ;
- supprimer les réunions inutiles et les remplacer par des points flash réalisés debout ;
- prévoir des plages horaires pour la lecture de ses mails et les classer immédiatement dans des dossiers. Supprimer ceux qui sont inutiles.
2. Mesurer son temps de travail
Prendre conscience du temps alloué à chaque tâche permet d’organiser sa journée et d’alléger certains rituels chronophages. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur un outil de gestion du temps, sur le même principe qu’un minuteur, vous permettant de suivre le temps passé sur chacun de vos projets.
3. S’organiser grâce à un outil de gestion de temps
De nombreux outils numériques, comme Trello, sont à la fois utiles et gratuits pour gérer votre temps et votre planning. Ces ressources vous permettent d’organiser vos projets et les tâches à effectuer. Ainsi, vous pouvez gérer agilement votre temps de travail et travailler à plusieurs à distance.
4. Fixer des dates limites
Avoir ou se fixer des deadlines aide à gérer ses priorités et à lutter contre la procrastination. Prenez le temps de définir vos priorités et d’établir un planning précis des projets à réaliser et du temps dédié à chaque tâche.
5. Finir une tâche avant d’en commencer une autre
Le cerveau humain est programmé pour terminer ce qu’il a commencé. A défaut, il est victime d’une surcharge mentale. Il ressent du stress face à ce qu’il reste à accomplir. Il s’agit de l’effet Zeigarnik du nom d’une psychologue russe.
6. Établir des listes
Établir des listes permet de s’organiser, mais également de booster sa motivation, en suivant l’avancée de ses réalisations. Chaque jour, lister les tâches que vous devez accomplir. Une fois ces dernières réalisées, vous pouvez donc les éliminer de votre liste et ressentir un réel sentiment d’accomplissement à la fin de la journée.
7. Savoir déléguer
Savoir déléguer nécessite de bien organiser le travail au sein de l’équipe, en veillant à ce que chaque collaborateur ait une tâche adaptée à ses compétences. Déterminez les compétences (hard skills) et capacités (soft skills) de chacun pour attribuer des missions que vos collaborateurs seront capables de réaliser. Dans le cas contraire, vous risquez de perdre en productivité et en efficacité.
8. Accepter l’imprévu
Le monde du travail est un monde en perpétuelle évolution. Les managers et employés ayant de fortes capacités d’adaptation sont donc recherchés. Même s’il est important d’être organisé, revoir son planning, comme lors d’un retard de livraison, est indispensable.
9. Prioriser ses tâches
Si vous vous sentez noyé sous le travail, vous pouvez utiliser la matrice Eisenhower pour avoir une vision plus claire. Cette méthode de gestion du temps de travail consister à effectuer un classement des tâches en 4 groupes :
- les travaux non urgents et non prioritaires (à supprimer éventuellement) ;
- les travaux non importants mais urgents (à déléguer éventuellement) ;
- les travaux importants mais non urgents (à planifier) ;
- les travaux importants et urgents (à prioriser).
10. Organiser son temps libre
Pour gagner en énergie, il est important de savoir profiter de ses loisirs. Comme dans le cadre professionnel, organiser son temps libre nécessite de la méthode : noter les corvées et les moments plaisirs à réaliser, les planifier et accepter que tout ne soit pas parfait.
Vous rencontrez des difficultés à gérer votre temps de travail et à organiser votre planning ? Contactez-nous dès maintenant pour échanger sur les difficultés rencontrées et travailler sur votre gestion du temps pour gagner en productivité dans votre entreprise.