Un travail collaboratif est un travail réalisé par plusieurs personnes mutualisant leur savoir-faire et leur savoir-être. Ces personnes s’organisent et coordonnent leurs actions, afin d’obtenir un résultat dont elles sont collectivement responsables. Pour obtenir ce résultat, des modifications et des accumulations permanentes sont nécessaires.
Travailler en équipe est un véritable atout pour une entreprise, mais également pour les collaborateurs. En effet, le travail en équipe développe les compétences et l’intelligence collective. Il limite également les risques de désorganisation, en cas d’absence ou de démission. Le principe du travail collaboratif est l’échange grâce la mise en place de salle de réunion, de lieu de travail ouvert, de bureaux partagés offrant des possibilités de modulation en fonction des besoins de l’équipe.
Le travail à distance pourrait alors ne pas sembler propice au travail en équipe. Pourtant, à l’heure du développement du télétravail et de la nomadisation des collaborateurs, le travail collaboratif en ligne est une réalité. Les managers ont un rôle clé à jouer, afin de permettre à leurs collaborateurs de réussir à travailler à plusieurs à distance. La tâche est d’autant plus ardue que certains peuvent être présents sur site, tandis que d’autres sont dans des espaces de coworking ou chez eux.
C’est pourquoi cet article vous donne des solutions pour encourager le travail collaboratif à distance.
Sagittarius HR vous présente 7 conseils pour favoriser le travail collaboratif en ligne.
Mettre à disposition des outils de visioconférence performants
La visioconférence permet de travailler en équipe à distance. En effet, elle gomme les contraintes géographiques. Lors d’une visioconférence sont diffusés des messages de façon transversale et instantanée auprès d’interlocuteurs multiples, y compris ceux en télétravail et ceux présents sur d’autres sites. La visioconférence facilite donc les interactions. De plus, cet outil s’adapte aux besoins : échange entre deux collaborateurs et réunion de groupe, par exemple. Depuis le début de la crise sanitaire, la notoriété de Zoom, Teams ou Google Meet a explosé. De nombreux systèmes de visioconférence sont disponibles sur le marché, sur ordinateur ou smartphone pour faciliter les échanges à distance. Si vous souhaitez faciliter les échanges entre collaborateurs, il est important de maîtriser ces outils collaboratifs pour communiquer efficacement à distance.
Mettre en place une messagerie instantanée
Les outils de messagerie instantanée utilisés dans le cadre du télétravail, comme Slack ou Teams, offrent la possibilité de créer des groupes d’échanges nommés « espaces de travail » ou « équipes ». De plus, dans chaque équipe peuvent être créées des conversations appelées « chaînes » ou « canaux », traitant d’un projet défini.
Astuce : le manager doit prendre le temps de définir précisément les canaux. Sont ainsi évitées les digressions sur un autre sujet et les pertes d’informations. Il peut d’ailleurs être intéressant de nommer une personne responsable de la centralisation de l’information.
Mettre en place une plateforme de travail collaboratif
Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel centralisant les informations, applications et outils liés à la conduite d’un projet. Cet outil permet aux collaborateurs de partager entre eux des documents de travail (tableur, Word, agenda…). La plateforme de travail collaboratif peut intégrer un service de messagerie instantanée. C’est le cas, par exemple, de Teamwork. D’autres plateformes, comme Trello avec notamment son tableau Kanban (un outil de gestion de projet agile), mettent l’accent sur la planification d’un projet d’équipe.
Entretenir le sentiment d’appartenance, malgré la distance
Un principe du travail collaboratif est de favoriser les échanges informels, afin que les membres de l’équipe tissent des liens et apprennent à se connaître. Le manager doit donc s’efforcer de recréer une ambiance « machine à café » grâce à, par exemple, un tchat général.
Certaines entreprises vont plus loin et utilisent les jeux vidéo, comme Animal Crossing, afin de créer des sorties virtuelles et de retrouver du lien social. D’ailleurs, des applications telles que Teamflow ou Gather Town proposent aux entreprises de se créer un bureau virtuel, où les collaborateurs peuvent se rencontrer à tout moment.
Pensez à faire des points réguliers
Des rendez-vous programmés toutes les semaines, voire quelques minutes, chaque jour, permettent de faire le point avec l’ensemble de l’équipe. C’est l’occasion pour le manager de pratiquer l’écoute active, afin de comprendre les besoins et difficultés des collaborateurs. À l’occasion de ces points, les collaborateurs doivent pouvoir faire part de leurs idées, afin de favoriser le travail collaboratif en ligne. Ils vont ainsi participer à la vie du groupe et à l’amélioration des échanges. L’idéal est de pouvoir réaliser, au moins de temps en temps, des points en présentiel pour préserver le sentiment de proximité.
Concevoir des objectifs collectifs forts
Lorsqu’une équipe est présente dans les bureaux, il est plus facile de s’assurer que chaque membre garde bien en tête l’objectif final. À distance, un tel ajustement est plus difficile. Pour motiver chacun, le manager doit donc concevoir et communiquer des objectifs collectifs forts avec des dates de livraison. Pour les projets ambitieux, il est important de mettre en place des objectifs intermédiaires, afin de pouvoir procéder aux éventuels ajustements et aux recadrages.
Astuce : pour soutenir une équipe peu habituée au travail collaboratif ou éprouvant des difficultés ponctuelles, une personne ressource peut être désignée, celle-ci pouvant faire partie ou non de l’équipe.
Être présent sans être omniprésent
Le manager doit être à l’écoute de ses collaborateurs et doit effectuer des feedbacks, afin d’éviter qu’un membre de l’équipe ne se sente isolé. Il doit savoir adapter sa pratique managériale. Certains collaborateurs souhaitent une grande autonomie tandis que d’autres ont besoin d’un soutien fort.
Dans tous les cas, il doit garder à l’esprit l’un des grands principes du travail collaboratif à distance : la confiance. Le micro-management est donc à proscrire. Il faut, en effet, éviter que les membres de l’équipe se sentent surveillés. De plus, une certaine autonomie et liberté sont indispensables, pour parvenir à une organisation favorisant la co-création et la collaboration.
Bien travailler en équipe à distance nécessite des outils numériques et un management adapté. Pour que le manager se sente à l’aise dans ce rôle, l’entreprise a intérêt à investir dans des formations donnant les clés du management à distance ou/et dans des séances de coaching.